关于通知的行文技巧

通知是公文中使用最多, 使用范围最广的一种文体, 现就其行文问题谈点看法。
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一、通知的使用要恰当。就是说要搞清什么样的文件需以通知下发, 什么样的文件不可以通知下发。需用通知下发的文件大体有三类:一是公布行政法规和规章; 二是需要下级机关办理和周知的事项; 三是转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文, 批转下级机关的公文。这三类公文均可用通知下发,但也并不是说非用通知下发不可。如同样需下级遵守的规章性的公文亦可用指示、规定发文; 需要下级机关办理和周知的还可用‚决定‛ 、‚意见‛ 、‚方案‛、‚通报‛等红头文件直接发文。这就有一个准确把握通知特点, 恰当使用通知的间题。通常在以下三种情况下使用通知较为恰当。一是需顺应人们接受文件的认识过程时使用通知。有的文件不用通知下发, 人们亦可一眼看出文件的内容、范围及发文机关的要求, 如《中共 x x市委关于加强和改进学校德育工作的意见》, 从题目可以看出文件的内容——德育和市委的态度——加强改进, 往下看便是意见的条目, 符合人们的思维程序和认识过程, 人们可自然接受, 故不必再用通知下发。但是有的文件就需以通知下发, 如 x x 市《关于对党和国家机关工作人员在国内交往中收受礼品实行登记制度的规定》实施办法, 此办法如直接用红头文件下发, 受文单位就会感到突然甚至迷惑。产生是职能部门的意见还是市委的意见? 市里发此文意图有哪些?对实施此办法有哪些要求? 等疑问。故将此办法以市委、市政府两办通知下发, 讲明了原由, 注明了此办法‚已经市委、市政府批准, 请遵照执行‛字样. 再细读实施办法原文, 使人们能够从感知到抽象,从了解到理解, 顺应了人们接受事物的过程。二是使非本级决策层意见上升为本级决策层意见时使用通知。如领导的某一专题讲话, 直接发文, 会被人们认为是个人意见, 用领导机关的通知印发, 就会使之成为领导集体的意见; 还有上级、下级和不相隶属机关的‚方案‛ 、‚意见‛ 、‚办法‛ 、‚规定‛ 、‚报告‛ 等, 如不以通知下发( 印发、转发或批转)，