医疗机构后勤的合同怎么管理？给你支3招

作者：沈涛徐梦雅北京大成（上海）律师事务所
来源：上海律协（本文系作者投稿）
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2017年，国务院办公厅发布《关于建立现代医院管理制度的指导意见》，明确指出要健全后勤管理制度。后勤部门作为医疗机构的重要组成部分，为医疗机构的正常运营提供基础保障；而合同作为明确缔约双方权利义务、解决纠纷的依据，在后勤管理工作中起到了重要的风险防范作用。如何在实践中不断优化完善后勤合同管理制度，寻求与院内运营管理最契合的合同管理模式？接下来笔者将结合医疗机构法律服务经验，围绕如何构建后勤合同管理制度进行主题分享。
01
合同计划
医疗机构维持正常运营所需要采购的设备/服务类型往往较为稳定，后勤管理部门在长期的工作过程中应当能够总结出一定规律，哪些项目有长期稳定的需要，哪些采购或合作等存在周期性，哪些情况可能在日常运营中突然发生。一旦能够按照一定周期建立起后勤管理的合同计划，在实践管理中就能运筹帷幄。
【常年】
例如保洁保安、垃圾废物处理、仓储保管、常年法律服务等，是维持医疗机构正常运营所需要的长期稳定的服务内容。后勤管理部门可以根据以往的合同签署情况（如合同有效期限、合同价格、服务范围等）结合实际需求，制定下一周期的合同计划。
1、合同期限即将届满的，是否续签？是否符合招投标等采购要求需要重新进行招投标流程？履行期间服务内容是否符合实际需求？有哪些条款需要进一步完善？
2、合同期限尚未届满的，对于对方的履行是否满意？是否需要协商调整并拟定补充协议？
【周期】
例如消耗类用品的采购、绿化养护、基础设施维护、周期的会务活动等，这些设备/服务需求的间隔时间往往处于较为稳定的状态，同样可以结合以往合同的签署周期总结时间规律，也可以通过对医疗机构内部运营的观察，或者根据相关部门的反馈情况来预估下一阶段的合同签署情况，从而制定计划。
【临时】
例如突发的设备设施损坏、突发疫情需要建立专用通道等，后勤管理工作不仅需要考虑长期的、周期的合同计划，也要能够留意在日常运营中有可能发生的突发情况。为做到第一时间响应，就需要在制定合同计划时将突发情况的合同处理考虑在内，以避免应对时手忙脚乱。
1、列明有能力处理相应突发情况的合作企业及联系方式，在状况发生时立即响应；
2、考虑医疗机构在面临该情况时对于处理方式、结果有何要求，以明确挑选合作方的条件以及双方协商的主要内容，尽快确认合作方；
3、建立突发情况下的合同审查机制，加快审批流程。
02
管理制度
（一）合同分类管理
【分类依据】
横向：业务类型，例如建设工程类、设备采购类、服务类等。
纵向：合同金额，根据金额大小的不同调整审批权限。
【管理优势】
1、便于执行监督：由对口部门具体执行，设立专职合同管理部门对合同的执行情况进行监督。
2、建立合同模板：在对方同意的情况下，优先适用内部模板，即可以省去许多合同审核工作。除此之外，对于内部模板的条款相对较为熟悉，己方出现违约的几率较小，有利于合同的顺利履行；也更清楚如何利用合同条款维护己方的权益。如小型工程合同、设备采购合同，就可以采用统一规范合同文本，根据不同工程/采购内容调整项目内容、合同金额等基础信息。
【管理要点】
1、及时更新：对常用合同类型进行文本格式化和通用条款优化，建立内部合同模板体系，关注相关国家政策和法律法规的调整变动，及时更新合同管理制度。
2、考量因素：参考招投标要求，根据相关法律法规和内部管理办法，制定合同管理制度；采购类合同主要注重采购标的物质量，注意明确验收条款；付款方面考虑医疗机构内部财务流程对付款期限进行调整；通用条款部分需要考虑在对方违约的情况下，己方能够接受的补救/惩罚措施，以及发生纠纷时的管辖法院等。
（二）职责划分、沟通对接
完善的合同管理组织体系由各个职能部门（例如人事、审计、合规、质控等）共同构成，要实现规范化、制度化、标准化的合同管理，就需要针对合同的起草、协商、审查、签订、履行、监督、存档等每一个工作环节，明确各职能部门的职责与权限。
（三）审核流程
【流通审查表】
建立医疗机构内部的流通审查表，并按照流程顺序逐项罗列审查事项，在制度流程运行过程中，一目了然。根据内部管理制度提供相关文件资料随合同一并流转、按步骤顺序报送各职能部门，简化操作流程，有效实现各部门的衔接。
表单制作：1、基本信息（如将合同的名称、期限、金额、对方、合同目的等基本情况）；2、明确签订合同前需要就合同哪些内容进行审核，以明确流通表的审查事项；3、在已经明确各部门职责与权限的基础上，确认各个审查事项的负责部门及负责人。
【审查要点】简要列举
1、资质：对方主体是否合法及资质、履约能力、信誉状况；经营范围是否与合同标的相同，有无扩大经营范围；合同用章是否符合要求；业务人员是否经有效授权等。
2、质量：提交的产品参数是否符合要求；交付产品/提供服务的方式是否符合要求；验收条款；保修范围及期限等。
3、程序：采购费用来源（财政拨款、内部筹措、项目资金等）；是否有预算；通过何种途径（招投标、单一采购等）；付款方式、期限是否能够满足等。
4、文本：审核合同中有无违反法律法规、社会公共利益及社会经济秩序等内容；主体、权利义务是否清楚明确；违约条款是否明确，有无重大风险等。
（四）履行监督
尽管合同签署前经过了一系列的审核流程，但合同的签订并非合同管理最重要的环节。合同目的的实现需要缔约双方按照合同约定履行各自的权利义务，履行过程中的监督实则是后勤合同管理的重中之重。
【记录与反馈】
主办职能部门按时间顺序记录全部过程，保留履行记录，并供合同管理部门审查。发现合同对方不能履约或延迟履约等行为的，或己方可能无法履行或延迟履行合同的，应及时向主管领导汇报，以制定下一步计划。合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准；没有合同条款或法律规定的，应以物资交清，验收合格、价款结清、无遗留交涉手续及质保期满为准。
【验收与保修】
按照合同约定的期限、标准进行验收，并要求对方提供相应的保修服务。
【合同的变更】
1、变更、解除合同，必须符合法律规定，并办理有关的手续。在办理手续时应按规定的审批权限和程序执行。
2、必须采用书面形式。因变更、解除合同而使一方利益遭受损失的，应当按照合同约定承担相应责任，并在变更、解除合同的协议书中列明。
3、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。
（五）纠纷处理
【协商】
合同纠纷由经办人具体负责并进行协调，由主办职能部门与法律顾问负责处理。经双方协商达成一致意见的，应当签订书面协议。纠纷处理过程中，任何部门或个人未经授权，不得向合同对方做出实质性答复或承诺。
【违约的处理】
1、对方违约：要求对方按照合同约定承担相应的违约责任，如支付违约金、赔偿损失等。
2、己方违约：主办职能部门或相关人员应与合同对方协商解决，将解决办法以书面形式上报，经批准后承担相应责任。
【司法程序】
合同纠纷经协商无法解决的，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
03
信息化管理
互联网时代，很难想象很多医疗机构的合同管理方式其实依然处于传统的书面流转与存档的阶段，不仅工作内容重复，效率低下；且合同文本无法在各部门之间得到有效共享，管理质量提升困难；从合同的签订到执行缺乏科学严谨并且及时的监控与反馈。而信息管理系统，能够将合同起草、履行以及管理融为一体，提高工作效率并提升合同安全性。
【优势】
1、审核流程与权限固化，操作人员只能按照既定步骤操作；通过事先建立的授权机制，明确不同级别的浏览、审批、管理权限；部门与合同类型相对应，合同类型、合同金额与审核权限相对应，无法逾越。
2、便于合同的分类保管，通过信息系统标记纸质文本的存档号、存档位置。
3、有利于合同的履行，合同文本繁多，职能部门有时难以明确每一份合同的履行要求，完全可以通过信息系统对履行时间、履行内容进行提示，从而避免违约。
长期以来，医疗机构的关注重点始终在于如何提升医疗服务质量，忽略了医疗机构民事主体的角色。而合同则是明确缔约双方权利义务的重要依据，完善的合同管理制度能够有效提高医疗机构运行效率及管理水平，实现医疗机构管理体系和管理能力的现代化。
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